Accord de traitement des données VetJobs Business

Version 1.0, en vigueur à partir du 22 octobre 2026

Le présent accord de traitement des données fait partie du contrat d'utilisation de VetJobs Business. Il lie l'organisation qui utilise VetJobs Business (ci-après : le client) et VetFusion B.V., établie à Lisse, Pays-Bas, numéro d'inscription à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) 59055405 (ci-après : VetFusion).

Le client est responsable du traitement des données à caractère personnel enregistrées dans VetJobs Business. VetFusion est sous-traitant. Le présent accord précise ce que VetFusion peut et doit faire de ces données, conformément à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Définitions

Les termes tels que données à caractère personnel, traitement, personne concernée, responsable du traitement, sous-traitant, sous-traitant ultérieur et violation de données à caractère personnel ont le sens que leur donne le RGPD.

2. Objet et durée

2.1 VetFusion traite les données à caractère personnel uniquement pour fournir VetJobs Business : un système de gestion des candidatures avec site carrière, qui permet au client de publier des offres d'emploi, de recevoir des candidatures et de gérer des candidats. L'annexe 1 décrit les traitements.

2.2 Le présent accord s'applique tant que VetFusion traite des données à caractère personnel pour le client dans VetJobs Business, y compris pendant une période d'essai.

3. Instructions du client

3.1 VetFusion traite les données à caractère personnel uniquement sur instruction écrite du client. Les paramètres que le client choisit dans VetJobs Business, tels que la durée de conservation, le vivier de talents et la suppression de données, valent instruction.

3.2 VetFusion n'utilise pas les données à caractère personnel à ses propres fins. Les candidats du client ne sont pas ajoutés à la base de candidats de VetJobs et ne sont pas partagés avec VetTalent ni avec d'autres clients.

3.3 Une offre que le client fait publier sur VetJobs est publique et ne relève pas du présent accord. Les personnes qui postulent via VetJobs arrivent sur le site carrière du client et donc dans VetJobs Business.

3.4 Si VetFusion est tenu par la loi de traiter ou de communiquer des données, VetFusion en informe le client au préalable, sauf si la loi l'interdit.

3.5 Si VetFusion estime qu'une instruction enfreint le RGPD, VetFusion en informe immédiatement le client.

4. Confidentialité

Toute personne ayant accès aux données à caractère personnel pour le compte de VetFusion est tenue au secret. VetFusion n'accorde l'accès qu'aux personnes qui en ont besoin pour fournir le service, pour une assistance à la demande du client ou pour résoudre un incident.

5. Sécurité

5.1 VetFusion prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte et tout traitement illicite. Les principales figurent à l'annexe 2.

5.2 Le client veille lui-même à une utilisation sûre : qui obtient l'accès, quel rôle chacun a, et que les identifiants et la vérification en deux étapes ne soient pas partagés.

6. Sous-traitants ultérieurs

6.1 Le client autorise de manière générale VetFusion à faire appel aux sous-traitants ultérieurs de l'annexe 3. VetFusion leur impose les mêmes obligations que celles du présent accord et reste responsable de leur travail envers le client.

6.2 Si VetFusion souhaite ajouter ou remplacer un sous-traitant ultérieur, VetFusion en informe le client par e-mail au moins 30 jours à l'avance. Le client peut s'y opposer de manière motivée dans ce délai. À défaut d'accord, le client peut résilier le contrat VetJobs Business à la date d'entrée en vigueur du changement.

7. Données hors de l'EEE

Les données à caractère personnel sont hébergées sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Un transfert vers un pays hors de l'Espace économique européen n'a lieu que si le RGPD le permet, par exemple sur la base du cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne. L'annexe 3 indique quels sous-traitants ultérieurs sont établis hors de l'EEE.

8. Droits des personnes concernées

8.1 Si VetFusion reçoit une demande d'une personne concernée, par exemple d'accès ou d'effacement, VetFusion la transmet au client et ne la traite pas elle-même.

8.2 Le client peut traiter lui-même la plupart des demandes dans VetJobs Business : consulter, modifier et supprimer des données. Lorsque ce n'est pas possible, VetFusion l'aide dans un délai raisonnable.

9. Violations de données

9.1 VetFusion notifie au contact du client toute violation de données touchant les données à caractère personnel du client, dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance.

9.2 VetFusion fournit autant d'informations que possible : ce qui s'est passé, quelles données et combien de personnes sont concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées par VetFusion.

9.3 Le client décide si la violation est notifiée à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées. VetFusion l'y aide.

10. Assistance au client

VetFusion aide le client, dans la mesure du raisonnable, pour une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) et pour une consultation préalable de l'autorité de contrôle, pour autant que cela concerne VetJobs Business.

11. Contrôle

11.1 VetFusion fournit au client, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer qu'elle respecte le présent accord.

11.2 Le client peut faire effectuer ce contrôle une fois par an par un expert indépendant tenu au secret, moyennant un préavis d'au moins 30 jours. Les frais sont à la charge du client, sauf s'il apparaît que VetFusion ne respecte pas le présent accord sur des points importants.

12. Fin de l'accord

12.1 Avant la fin du contrat, le client peut demander ses données. VetFusion fournit alors un export des candidats et des candidatures dans un format de fichier courant, avec les CV.

12.2 Dans les 30 jours suivant la fin du contrat, VetFusion supprime toutes les données à caractère personnel du client, sauf obligation légale de conservation. Les sauvegardes sont écrasées dans les 7 jours qui suivent.

12.3 Un environnement d'essai qui n'est pas converti en abonnement est entièrement supprimé dès la fin de la période d'essai.

13. Responsabilité

La responsabilité des parties est régie par les conditions générales de VetJobs. Chaque partie supporte les amendes de l'autorité de contrôle qui lui sont infligées.

14. Dispositions finales

14.1 En cas de contradiction entre le présent accord et d'autres accords relatifs au traitement des données à caractère personnel, le présent accord prévaut.

14.2 VetFusion peut modifier le présent accord en cas d'évolution du service ou de la loi. Toute nouvelle version est annoncée au moins 30 jours à l'avance. Le client donne à nouveau son accord dans VetJobs Business.

14.3 Le présent accord est régi par le droit néerlandais.

14.4 La version néerlandaise fait foi.

Annexe 1. Traitements

Finalité : recrutement et sélection par le client : publier des offres, recevoir et évaluer des candidatures, communiquer avec les candidats, tenir un vivier de talents et transférer des données depuis un système précédent.

Personnes concernées :

• candidats et personnes inscrites dans le vivier de talents ;
• collaborateurs du client qui utilisent VetJobs Business (membres de l'équipe) ;
• personnes de contact que le client affiche sur le site carrière.

Données à caractère personnel :

• nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, lieu de résidence et autres données saisies par le candidat ;
• CV, lettre de motivation et autres pièces jointes ;
• candidatures, étape de la procédure, évaluations, notes et e-mails envoyés via le système ;
• consentement au vivier de talents, avec la date ;
• données que le client importe depuis un système précédent ;
• pour les membres de l'équipe : nom, adresse e-mail, rôle, établissements et identifiants ;
• données techniques, telles que les adresses IP dans les journaux du serveur.

VetJobs Business ne demande pas de catégories particulières de données ni de numéro d'identification national. Si elles figurent malgré tout dans un CV ou une lettre de motivation, VetFusion les traite avec le même soin.

Durée de conservation : telle que le client la règle dans VetJobs Business. À l'issue de cette durée, les candidatures clôturées sont automatiquement anonymisées. Les candidats du vivier de talents sont conservés pendant la durée fixée pour le vivier.

Annexe 2. Mesures de sécurité

• Toutes les connexions sont chiffrées (https).
• La vérification en deux étapes est obligatoire pour toute personne qui se connecte à VetJobs Business.
• Rôles par membre de l'équipe (propriétaire, administrateur, recruteur, responsable de clinique) ; un responsable de clinique ne voit que ses propres établissements.
• Les données de chaque client sont séparées de celles des autres clients.
• Les CV sont stockés dans un espace protégé et ne sont accessibles qu'aux membres connectés de l'équipe du client.
• Les mots de passe et les clés API (par exemple pour une importation) sont stockés chiffrés ; une clé d'importation est effacée une fois l'importation terminée.
• Anonymisation automatique à l'issue de la durée de conservation.
• Sauvegardes quotidiennes dans l'UE, conservées 7 jours.
• Journaux du serveur conservés 30 jours au maximum.
• Les mises à jour et correctifs de sécurité sont appliqués rapidement.
• Seuls les collaborateurs de VetFusion qui en ont besoin ont accès, avec vérification en deux étapes.

Annexe 3. Sous-traitants ultérieurs

Sous-traitant ultérieur	Activité	Lieu
Hetzner Online GmbH	hébergement, base de données, fichiers et sauvegardes	Allemagne (UE)
Laravel Holdings Inc. (Laravel Forge)	gestion du serveur ; dispose d'un accès technique au serveur, mais ne conserve aucune donnée de la base	États-Unis (Data Privacy Framework UE-États-Unis ou clauses contractuelles types)
UAB MailerSend	envoi des e-mails aux candidats et aux membres de l'équipe	Lituanie (UE)
Anthropic PBC	aide à la rédaction des offres ; seules les données relatives à l'offre lui sont transmises, aucune donnée de candidat	États-Unis (Data Privacy Framework UE-États-Unis ou clauses contractuelles types)

Contact

Questions sur le présent accord ou notification : info@vetjobs.eu.