Verwerkersovereenkomst VetJobs Business

Versie 1.0, geldig vanaf 22 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst voor het gebruik van VetJobs Business. Ze geldt tussen de organisatie die VetJobs Business gebruikt (hierna: de klant) en VetFusion B.V., gevestigd in Lisse, Nederland, KvK-nummer 59055405 (hierna: VetFusion).

De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in VetJobs Business staan. VetFusion is verwerker. In deze overeenkomst staat wat VetFusion met die gegevens mag en moet doen, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), artikel 28, voorschrijft.

1. Begrippen

Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

2. Onderwerp en duur

2.1 VetFusion verwerkt persoonsgegevens alleen om VetJobs Business te leveren: een sollicitantensysteem met carrièresite waarmee de klant vacatures publiceert, sollicitaties ontvangt en kandidaten beheert. Wat er wordt verwerkt, staat in bijlage 1.

2.2 Deze overeenkomst loopt zolang VetFusion voor de klant persoonsgegevens verwerkt in VetJobs Business, ook tijdens een proefperiode.

3. Instructies van de klant

3.1 VetFusion verwerkt de persoonsgegevens alleen in opdracht en volgens de schriftelijke instructies van de klant. De instellingen die de klant in VetJobs Business kiest, zoals de bewaartermijn, de talentpool en het verwijderen van gegevens, gelden als instructie.

3.2 VetFusion gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. Kandidaten van de klant komen niet in de kandidatendatabank van VetJobs en worden niet gedeeld met VetTalent of andere klanten.

3.3 Een vacature die de klant zelf op VetJobs laat plaatsen, is openbaar en valt buiten deze overeenkomst. Wie via VetJobs solliciteert, komt op de carrièresite van de klant en daarmee in VetJobs Business terecht.

3.4 Moet VetFusion op grond van de wet gegevens verwerken of verstrekken, dan meldt VetFusion dat vooraf aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt.

3.5 Vindt VetFusion dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laat VetFusion dat de klant direct weten.

4. Geheimhouding

Iedereen die namens VetFusion toegang heeft tot de persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht. VetFusion geeft alleen toegang aan wie dat nodig heeft voor het leveren van de dienst, voor support op verzoek van de klant of voor het oplossen van storingen.

5. Beveiliging

5.1 VetFusion neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. De belangrijkste staan in bijlage 2.

5.2 De klant zorgt zelf voor een veilig gebruik: wie toegang krijgt, welke rol iemand heeft, en dat inloggegevens en tweestapsverificatie niet worden gedeeld.

6. Subverwerkers

6.1 De klant geeft VetFusion algemene toestemming om de subverwerkers in bijlage 3 in te schakelen. VetFusion legt hun dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hun werk.

6.2 Wil VetFusion een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt VetFusion dat minstens 30 dagen van tevoren per e-mail. De klant kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen we er niet uit, dan kan de klant de overeenkomst voor VetJobs Business per de ingangsdatum van de wijziging opzeggen.

7. Gegevens buiten de EER

De persoonsgegevens staan op servers in de Europese Unie. Doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen als de AVG dat toelaat, bijvoorbeeld op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. In bijlage 3 staat welke subverwerkers buiten de EER zijn gevestigd.

8. Rechten van betrokkenen

8.1 Krijgt VetFusion een verzoek van een betrokkene, bijvoorbeeld om inzage of verwijdering, dan stuurt VetFusion dat door naar de klant en handelt het niet zelf af.

8.2 De klant kan de meeste verzoeken zelf afhandelen in VetJobs Business: gegevens inzien, aanpassen en verwijderen. Waar dat niet kan, helpt VetFusion binnen redelijke termijn.

9. Datalekken

9.1 VetFusion meldt een datalek dat de persoonsgegevens van de klant raakt zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat VetFusion het heeft ontdekt, aan de contactpersoon van de klant.

9.2 VetFusion geeft daarbij zo veel mogelijk informatie: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het raakt, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn en welke maatregelen VetFusion heeft genomen of voorstelt.

9.3 De klant beslist of het datalek wordt gemeld bij de toezichthouder en de betrokkenen. VetFusion helpt daarbij.

10. Hulp bij verplichtingen van de klant

VetFusion helpt de klant waar redelijk bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, voor zover dat over VetJobs Business gaat.

11. Controle

11.1 VetFusion geeft de klant op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat VetFusion zich aan deze overeenkomst houdt.

11.2 De klant mag dat eens per jaar laten controleren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na een aankondiging van minstens 30 dagen. De klant draagt de kosten, tenzij blijkt dat VetFusion zich op belangrijke punten niet aan deze overeenkomst houdt.

12. Einde van de overeenkomst

12.1 Voor het einde van de overeenkomst kan de klant zijn gegevens opvragen. VetFusion levert dan een export van de kandidaten en sollicitaties in een gangbaar bestandsformaat, met de cv's.

12.2 Binnen 30 dagen na het einde verwijdert VetFusion alle persoonsgegevens van de klant, tenzij de wet bewaren verplicht. Back-ups worden binnen 7 dagen daarna overschreven.

12.3 Bij een proefomgeving die niet wordt omgezet naar een abonnement, wordt alles direct na afloop van de proefperiode verwijderd.

13. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid van partijen gelden de afspraken in de algemene voorwaarden van VetJobs. Elke partij is verantwoordelijk voor boetes van de toezichthouder die haar zelf worden opgelegd.

14. Slotbepalingen

14.1 Bij strijd tussen deze verwerkersovereenkomst en andere afspraken over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor.

14.2 VetFusion kan deze overeenkomst aanpassen als de dienst of de wet verandert. Een nieuwe versie wordt minstens 30 dagen van tevoren gemeld. De klant geeft opnieuw akkoord in VetJobs Business.

14.3 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Bijlage 1. Verwerkingen

Doel: werving en selectie door de klant: vacatures publiceren, sollicitaties ontvangen en beoordelen, met kandidaten communiceren, een talentpool bijhouden en gegevens overzetten uit een vorig systeem.

Betrokkenen:

• sollicitanten en kandidaten in de talentpool;
• medewerkers van de klant die VetJobs Business gebruiken (teamleden);
• contactpersonen die de klant op de carrièresite toont.

Persoonsgegevens:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats en andere gegevens die een sollicitant invult;
• cv, motivatie en andere bijlagen;
• sollicitaties, fase in de procedure, beoordelingen, notities en de e-mails die via het systeem worden gestuurd;
• toestemming voor de talentpool, met datum;
• gegevens die de klant uit een vorig systeem importeert;
• van teamleden: naam, e-mailadres, rol, vestigingen en inloggegevens;
• technische gegevens, zoals IP-adressen in serverlogboeken.

VetJobs Business vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens of het burgerservicenummer. Staan die toch in een cv of motivatie, dan verwerkt VetFusion ze met dezelfde zorg.

Bewaartermijn: zoals de klant instelt in VetJobs Business. Na afloop van de bewaartermijn worden afgeronde sollicitaties automatisch geanonimiseerd. Kandidaten in de talentpool blijven bewaard zolang de ingestelde termijn voor de talentpool loopt.

Bijlage 2. Beveiligingsmaatregelen

• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• Tweestapsverificatie is verplicht voor iedereen die inlogt in VetJobs Business.
• Rollen per teamlid (eigenaar, beheerder, recruiter, praktijkmanager); een praktijkmanager ziet alleen de eigen vestigingen.
• Gegevens van elke klant zijn gescheiden van die van andere klanten.
• Cv's staan in afgeschermde opslag en zijn alleen te openen voor ingelogde teamleden van de klant.
• Wachtwoorden en API-sleutels (bijvoorbeeld voor een import) worden versleuteld opgeslagen; een importsleutel wordt na afloop gewist.
• Automatische anonimisering na de bewaartermijn.
• Dagelijkse back-ups in de EU, 7 dagen bewaard.
• Serverlogboeken maximaal 30 dagen bewaard.
• Updates en beveiligingspatches worden snel doorgevoerd.
• Alleen medewerkers van VetFusion die het nodig hebben, hebben toegang, met tweestapsverificatie.

Bijlage 3. Subverwerkers

Subverwerker	Wat	Waar
Hetzner Online GmbH	hosting, database, bestanden en back-ups	Duitsland (EU)
Laravel Holdings Inc. (Laravel Forge)	beheer van de server; heeft technisch toegang tot de server, maar bewaart geen gegevens uit de database	Verenigde Staten (EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen)
UAB MailerSend	versturen van e-mails aan kandidaten en teamleden	Litouwen (EU)
Anthropic PBC	schrijfhulp voor vacatureteksten; er gaan alleen gegevens over de vacature naartoe, geen gegevens van kandidaten	Verenigde Staten (EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen)

Contact

Vragen over deze overeenkomst of een melding: info@vetjobs.eu.